Wenn die Deadline wieder verschoben wird, das alte Problem ein neues hervorbringt und eigentliche alle noch mit einer anderen Aufgabe beschäftigt sind: Dann ist höchste Zeit für Projektmanagement. – Inas Blog
Vor allem in Kommunikationsagenturen sind anspruchsvolle Projekte an der Tagesordnung – Website-Relaunch, Kommunikationskampagne, Autorenworkshop. Können diese Projekte ohne die oben beschriebenen Hürden ablaufen?
Die kurze Antwort ist erst einmal “nein”. In Projekten wird es immer Situationen geben, in denen man feststeckt. Dafür kann es 1000 Gründe geben, die unternehmensabhängig, teamabhängig oder von der Natur des Projekts abhängig sein können. Viele der Probleme können aber durch festgelegte Strukturen (und einen abgestimmten Workflow) abgefangen werden.
Der Projektablauf: Ähnlich, aber nicht identisch
Prinzipiell läuft nämlich jedes Projekt gleich ab. Zu Beginn gibt es eine Initialisierungsphase, in der das Ziel, die Mittel und die äußeren Umstände des Projekts festgelegt werden. Es folgt eine Definitions- und eine Planungsphase, in der die Ausführung der Aufgabe genau strukturiert wird, bevor die Aufgabe nach all den theoretischen Überlegungen dann letztendlich umgesetzt wird. Abschließend folgt eine Controlling-Einheit, um die Ergebnisse und die Vorgehensweise im Projektverlauf für die Zukunft zu evaluieren.
Neue Ideen – das Maß der Dinge
Nun können die einzelnen Phasen an sich noch ausdifferenziert werden. Beispielsweise hilft es, die Phasen zeitlich zu definieren und dabei trotzdem flexibel zu bleiben – nach dem Motto: Was läuft schon nach Plan? Dementsprechend offen sollte auch in einem Projektteam gearbeitet werden, gerade in der Kommunikationsbranche, wo neue Ideen gebraucht werden, um aus der Masse herauszustechen. Selbst abwegige Konzepte können neue Sichtweisen mit sich bringen und später noch einmal relevant werden.
Eine solche Vorgehensweise muss natürlich von der Teamführung zugelassen werden. Plädiert die Leitung für alteingesessene Vorgehensweisen, so werden die Teammitglieder unter Umständen in ihrer freien Denkweise eingeschränkt. Oftmals gilt deshalb der Grundsatz, die Leitung nur auszuüben, wenn es dem Team beim Erreichen des Ziels hilft.
Verschiedene Charaktere, verschiedene Meinungen
Ein effizientes Team aufzubauen ist schwierig. Denn es werden verschiedene Kompetenzen und oftmals Wissen aus verschiedenen Branchen benötigt. Zur Bildung von Teams gibt es viele Theorien und Forschungen. Eine davon ist beispielsweise der Belbin-Test, der durch gezielte Fragen Teamrollen zuordnet. Die unterschiedlichen Teamrollen sollen demnach in einer bestimmten Kombination in einem Team vorhanden sein, um erfolgreiches Arbeiten zu ermöglichen.
Neben möglichst breit gefächerten Kompetenzen und Wissen muss jedoch auch auf den Umgang im Team geachtet werden. Der eine denkt schneller, der eine langsamer, der eine nächste denkt kompliziert und wieder ein anderer nimmt immer den leichtesten Weg. Man muss davon ausgehen, dass jedes einzelne Teammitglied eine Aufgabe anders versteht und damit anders lösen würde. Kommunikation ist wieder einmal das Stichwort – über eine Aufgaben und einen Lösungsweg muss ausreichend gesprochen werden, um letztendlich an einem Strang zu ziehen.
Projekte, wohin das Auge reicht
Sowohl in Agenturen als auch in der Unternehmenskommunikation kommt man um Projekte – und damit um Projektmanagement – nicht herum. Für eine Kommunikationsagentur ist jeder neue Auftrag ein Projekt, das in den meisten Fällen ein hohes Maß an Kreativität fordert.
Egal wo, am Besten kommt man durch stressige Projekte, wenn alternative Denkweisen akzeptiert und im Idealfall auch nachvollzogen werden. Also tief durchatmen und auf Herausforderungen einstellen – Projekte sind in der Regel zwar anstrengend, aber der Lerneffekt ist groß, genauso wie die Entspannung nach ihrem Projektabschluss.
Zur Autorin:
Ina Mangold studiert Public Relations an der Hochschule der Medien in Stuttgart. Für den blue satellite Blog berichtet sie regelmäßig über aktuelle Forschungsergebnisse in Kommunikation, PR und Journalismus.
